Råd om regnskab

Hvordan kan vi begrænse mængden af småindkøb og tidsforbrug både til indkøb og posteringer?  

 

Der kan købes ind på nettet.  Hos f.eks Lomax og Stamples og f.eks Nemlig.com m.f. kan man købe det meste.

 

Forsøg med Mobilepay.  Det kræver en separat bankkonto, og så vidt muligt til samme type arrangementer/ forskellig pris.

 

Konto i supermarked. Flere kan have kort til samme konto.  - Det er mere sikkert end dankort, og det meste kan købes i f.eks FØTEX.  - med bagerafdeling.  Men der kan ofte oprettes konto hos bager, blomsterhandler mv. .  Kræver en præcis aftale og boner HVER gang. Bonerne kan fremsendes løbende til KAM , eller samles og afstemmes med regning hver måned.  Hvis boner konverteres til elektronisk bilag sammen med månedsopgørelsen som 1 bilag, vil alt blive ført på samme dato. Det bør overvejes, om det giver det fornødne overblik. Normalt bogføres på indkøbsdato.  Dette kræver at boner konverteres løbende som enkeltbilag.

 

Nødvendigheden af kontantkasser?  Overvej tidsforbrug i kirken til opgørelser mv., og overvej den risiko for mistænkeliggørelse medarbejdere udsættes for ifm. afstemningsproblemer

 

Begrænsning af underformål

Hav KUN underformål, der bruges til forbrugsstyring  Jo færre formålskonti, des enklere bogføring mv.   At købe ind til samme formål på en bon kan være enklere end at skulle dele en bon op på 4- 5 forskellige formål.

Man kan spare KAM posteringer ved selv at dele op og lægge sammen - men det tager også tid, og vi skal alligevel tjekke - så med mindre, det gøres af en frivillig er der ikke sparet noget.  

 

Hvad skal der stå på et papirbilag:

 

Et bilag skal være attesteret til betaling af mhr. - en godkendelse af den ansvarlige indkøber anbefales.  Attester ALDRIG egne / familiemedlemmers indkøb, udlæg, løn m.v.

 

Før papirbilag sendes til KAM tjek at:

bilaget er originalt og er attesteret iht. regnskabsinstruksen.

det fremgår hvem/hvad, der er købt ind til eller er anført formålskonto.

At betalingsform fremgår tydeligt på betalte bilag. (Kontantkasse, udlagt af, dankort tilhørende,

Forklaring er tilstrækkelig.  F.eks Gave til… i anledning af…..

 

Elektroniske bilag:

 

Et bilag der konverteres til elektronisk bilag skal enten være orginalt og  påført ovenstående forklaringer, eller disse skal anføres i rubrikken til bemærkninger.  

Hvis bilagene godkendes og attesteres elektronisk, skal det sikres, at dette gøres i henhold til regnskabsinstruksen.


 

Bilagsfremsendelse pr. mail/ betalingsanmodninger..

 

Har man valgt at fortsætte med papirbilag, skal ALT fremsendes pr. alm. post.  Fremsendelse pr. mail kan kun undtagelsesvis ske ifm. hastebetaling, der er aftalt telefonisk, og det skal være anført på det indscannede bilag, at det er anmodet betalt pr. mail.  Efterfølgende fremsendes originalbilaget, med tydelig anført “BETALT PR MAIL”.  Ikke attesterede bilag betales ikke uden mailattestation og telefonisk bekræftelse.

 

Ved brug af elektroniske bilag skal alt lægges ind i systemet.  Der må ikke fremsendes materiale pr. mail eller post.  


 

Regnskabsinstruks:

KAM skal altid have en kopi af ajourført regnskabsinstruks så vi kan tjekke, hvem der har attestationsret, hvor mange penge, der må være i div. kasser osv.

Ved elektroniske attestation skal KAM have kopi af Erklæring for attestationsmodtagere.

 

Kollektregnskaber:

Begræns antallet af kollekter. Der er ikke længere krav om at bruge en kollektbog, så brug et regneark i stedet.

   

 

Budget 2018:

 

LØN:

KAMs udkast er nuværende lønninger + den forventede % stigning.

Overvej om der sker ændringer i fastansatte - opgør forventet forbrug af vikarer og sangere m.f.. Beslut forbrug af honorarer.   Overvej om formålsfordelingen er realistisk.

Overvej om der forventes lønstigninger som resultat af forhandling.

  

    Øvrige udgifter:

Kams budgetudkast udarbejdes  på grundlag af sidste års regnskab, sammenholdt med indeværende års budget, og et kig på foreløbig forbrug i indeværende år.


 

Ophavsret: