Nyt scanningssystem.
PR. 1.1. 2017 lovede Brandsoft at være klar med en forbedring af den nuværende løsning for Elektroniske bilag - scanningssystem.
Dette løfte betød at fra regnskabsår 2017 ville KAM tilbyde at kirkerne kunne overgå til elektroniske bilag, så papirpost kunne afskaffes. Bilag kunne indlægges i regnskabssystemet via scanning eller som PDF-filer.
Den lovede igangsættelse af det nye system holdt dog ikke stik, men vi valgte alligevel at fastholde tilbuddet om elektroniske bilag fra d. 1.1.2017. Dels på grund af problemerne med postvæsenets leveringstid og dels for at hele årets bilag vil være elektronisk lagrede.
Det har betydet en opstart i det nuværende scanningssystem, der dog blev forbedret på enkelte punkter, før vi mente, at vi kunne anvende det. Der er flere forbedringer på vej, men Brandsoft ønsker naturligvis at koncentrere energien omkring færdigudviklingen af det system, de havde lovet klar pr. 1.1. Der er ikke sat nye datoer på, men der er blevet sagt, at det er et spørgsmål om uger.. ikke måneder, så.. vi håber…
KAM indgår i udviklingen af det nye system med beskrivelser af hvad systemet skal kunne, for at være optimalt i brugen for både dem, der indscanner, dem der attesterer, og dem, der betaler og bogfører. At vi startede i det gamle system, giver os bedre mulighed for at kunne beskrive, hvordan systemet skal fungere, for at være godt, og vi håber, at vi om nogle måneder har glemt alle genvordigheder, og bare kan glæde os over et brugervenligt system.
Arbejdsgangen i det nuværende og fremtidige system:
“Indbakken”
Papirbilag scannes direkte ind i regnskabsprogrammet. Dette kræver en brugeradgang, som pt. er døbt en scannebruger. Elektroniske bilag lægges ind som PDF bilag.
Før bilagene konverteres til elektroniske bilag, kan sider samles til 1 bilag eller deles til flere og der kan skrives bemærkninger.
I det nye system vil der i denne del være mulighed for flere typer af brugere, og det vil blive muligt at betragte denne del som en “indbakke”, som flere kan lægge bilag i, der arkiveres indtil de er færdigbehandlede og klar til konvertering.
Næste led i processen er attestering af konverterede bilag.
Når bilag konverteres, vil det stadig fremgå, hvilken bruger, der har lagt bilaget i “indbakken”.
Man kan aftale internt, at scanning af et bilag betyder godkendelse af at varen er modtaget - men godkendelsen kan også ske i systemet, ligesom attestation sker i systemet. Der vil altså i det nye system ikke være begrænsning på, hvem der kan scanne. Det kan meget oplagt, være den første, der får bilaget i hånden. - Altså den, der foretager indkøbet. Der vil - dog muligvis ikke fra start - blive mulighed for at scanne via mobiltelefon.
Godkendere og attestationsberettigede oprettes i systemet, og får herefter tilsendt en mail, når der er bilag, der skal godkendes.
I det nuværende system, skal der tages stilling til attestation af hver enkelt bilag, og den der attesterer kan ikke se bemærkninger fra den, der godkender.
I det nye system, vil der kunne vælges attestationsmodtager for flere bilag ad gangen, og hvis der både er godkender og attestation på et bilag, vil der ikke blive sendt mail om attestation, før godkendelse er sket. Alle informationer om bilaget, vil være synlige for alle. Der vil blive udsendt mail én gang daglig på et fast tidspunkt. Dog vil “straks”udsendelse være mulig.
Det vil blive muligt at få besked pr. SMS, og godkende via mobiltelefon.
Ønskes attestationsdelen ikke anvendt, vil det fortsat være muligt at attestere papirbilag og derefter lægge dem i “indbakken”.
Bogføringsdelen.
Når bilagene er attesterede er “posten sendt”. Herefter tager KAM over, og når bilaget er bogført, vil man kunne se både bilag og tilhørende forklaringer m.v., når man ser på en kontospecifikation. I det nuværende system, kan man kun se bilaget, og skal finde forklaringer og attestation under Elektroniske bilag.
Der skal etableres en forretningsgang, der sikrer at bagerbonen (dvs. alle papirbilag) makuleres efter scanning, så den ikke kan anvendes flere gange. Indtil videre anbefales det dog, at bilagene påstemles KOPI og gemmes i en mappe.
I tidligere beskrivelse blev det anbefalet at anskaffe et EAN-nr. Hvornår systemet er klar til brug af EAN-numre vides ikke, men det skader ikke at bestille et nummer.
For at færrest mulige bilag skal scannes og makuleres anbefaler revisionen, at der bestilles et EAN-nr., så alle fakturaer fremover modtages elektronisk.
EAN-nr. bestilles via linket: http://www.km.dk/ministeriet/elektroniske-fakturaer-ean/
Materiale til løn - dvs. arbejdssedler, kontrakter mv kan indlæses i systemet, hvis de ønskes elektronisk godkendt. Sker godkendelsen manuelt, skal materialet sendes pr mail til KAMs lønmedarbejderes KM. dk mails.
Alle kirker har formentlig en printer med scanner, men da alle scannere ikke er lige gode, - og slet ikke gode til at håndtere bagerboner, har jeg bedt Brandsoft anbefale en scanner, som kan gøre scanningsprocessen til en opgave, der ikke opleves som en stor byrde, i forhold til at finde en kuvert, lægge bilag i, veje og frankere den og smide den i en postkasse, eller gå på posthuset.
Brandsoft har foreslået nedenstående scannere, som de har afprøvet.
Det er vigtigt, at alle sogne har vurderet, om der skal anskaffes en scanner til formålet, afprøvet den og aftalt procedure omkring scanningen, så alt er klar, når Brandsoft melder klar til brug.
Brandsofts beskrivelse af det nye system:
Opdatering af scannermodul i Kirkeregnskabet.
Vi arbejder i øjeblikket med en ny version af vores bilagssystem. Her er en overordnet beskrivelse af de ændringer vi arbejder med at implementere i systemet.
Overordnet består scannermodulet af 3 skærme. Indscannings skærmen, som er den komponent der "snakker" med scanneren. Her foretages den første indscanning af papirbilag. Dernæst skærmen til håndtering af bilag, hvorfra bilag kan ordnes og sendes til godkendelse. Til sidst bilagsvisningen i bogføringskladden, hvor man kan se de bilag der er klar til bogføring.
I indscannings skærmen bliver det muligt at indscanne en mængde sider i samme scanning uden at opdele de scannede sider i enkelt bilag. Denne opdeling vil kunne ske bagefter i en anden funktion, og evt. foretages af en anden bruger.
Bilag vil fremover kunne omfatte andre bilag end blot regnskabsbilag, hertil vil der blive mulighed for at arkivere bilag i en folderstruktur som er fælles for kontoen/regnskabet. Det betyder at man kan bruge bilagssystemet til f.eks. at fremsende timesedler og lignende der ikke direkte skal indgå som bilag i regnskabet, men skal danne grundlag for indrapportering til f.eks. FLØS.
I håndteringsskærmen bliver det muligt at angive konteringsdimensioner på regnskabsbilag, dvs. : leverandør CVR-nr., beløb, betalingsdato, mappe, art, formål.
CVR-nr. vil blive brugt til at danne forslag til kontering, og tidligere godkendere på samme leverandør vil blive foreslået som godkendere. Dermed bliver CVR-nr. en vigtig oplysning for at sikre automatisering i mange af de øvrige indtastninger. Vi arbejder derfor på at kunne afløfte CVR-nr. automatisk. Denne automatik vil blive implementeret senere og gradvist, idet systemet løbende skal lære at genkende opstillinger fra de enkelte leverandører.
I håndteringsskærmen bliver det muligt at opsplitte og sammensætte indscannede sider til bilag der kan sendes til godkendelse. Det betyder at den person der scanner bilag, ikke nødvendigvis behøver at forholde sig til om der scannes unødvendige sider.
I håndteringsskærmen bliver det muligt at placere bilag i foldere for arkivering og bedre overskuelighed.
I kassekladden vil bilagsskærmen kunne være synlig samtidigt med kassekladden. Forslag til kontering fra bilagt vil automatisk overføres til bogføringslinjen. Rettes der i kladden på de angivne dimensioner vil disse arves tilbage på bilaget. Bilagsskærmen vil som udgangspunkt indeholde godkendte bilag der ikke er bogført. Det vil være muligt at fremsøge bogførte bilag, således der kan knyttes efterposteringer til det eksisterende bilag/bilagsnr.
Når et bilag kobles til en postering i kladden vil den forsvinde fra bilagsoversigten i kladden, også selvom posteringen endnu ikke er gemt.
Bilagsskærmen i kassekladden vil få zoom til punkt og panorering med mus. Det betyder at der vil blive en lettere og mere logisk tilgang til arbejdet med de scannede bilag.
De fleste scannere kan i dag scanne til mail som PDF fil, dermed kan bilag der IKKE indeholder personfølsomme oplysninger sendes som vedhæftet PDF i en mail til bogholderen, som alternativ til at bruge indscannings skærmen. PDF filen vil kunne indlæses i bilagshåndteringen og dermed indgå i det normale bilags-flow.
Systemet er klar til brug d. 1/1
Venlig hilsen
Frank Kragelund Hansen
Business Unit Manager
EG-Brandsoft
EG A/S ∙ Industrivej Syd 13 C ∙ 7400 Herning
T: +45 7013 2211 ∙ D: +45 7260 1448
F: +45 7013 2299 ∙ M: +45 5365 1504
E-mail: frank.hansen@eg.dk ∙ web: www.eg.dk
Tilbud på dokumentscannere
Vi vil fra Brandsoft gerne anbefale følgende scannere til dokumentscanning:
Canon imageFORMULA DR-C225 - dokumentscanner
USB 2,0
A4 scanner til farve og sort/hvid
Kan scanne op til 25 sider /min
Kan tage op til 30 stk A4 ark ad gangen
Dimensioner: BxDxH 30 cm x 15.6 cm x 22 cm
2,6 kg
Superkompakt, brugervenlig scanner, der kan placeres på selv de mindste skriveborde. Den slanke, ultrakompakte imageFORMULA DR-C225 tilbyder den ultimative pladsbesparelse. Det lodrette J-Path-design gør den ideel til en placering i travle afdelinger og på små skriveborde.
Kr. 3.280,-
Canon imageFORMULA DR-M160II - dokumentscanner
USB 2,0
A4 scanner til farve og sort/hvid
Kan scanne op til 60 sider /min
Kan tage op til 60 stk A4 ark ad gangen
Dimensioner: BxDxH 28 cm x 17.2 cm x 17.8 cm
3,2 kg
Kr. 5.435,-
Vi har testet på disse scannere og de kan "spise" både kassebon,er og visitkort.
Jeg vil anbefale at man tager de helt små ting én ad gangen men har det karakter af ark kan man bare sætte dem ned så tager scannerne dem løbende.
Scannerne er på lager og vil kunne leveres med kort varsel
De nævnte priser er excl. moms og fragt.
Kontakt mig gerne såfremt i ønsker at bestille eller om der skulle være spørgsmål
Mit telefonnr er 7260 1161 eller mail bjbpe@eg.dk
Såfremt du/I ønsker at gøre brug af det tilbud der følger af denne mail skal vi gøre opmærksom på, at alle leverancer sker i henhold til EG’ leveringsbetingelser. Disse betingelser findes i nedenstående link, og en accept af dette tilbud er samtidig ensbetydende med at du har accepteret at leverancerne baseres på disse vilkår.
Leveringsbetingelser: http://eg.dk/media/2376140/eg_leveringsbetingelser_dk.pdf
|
Venlig hilsen |
|
Bjarne Bech Pedersen |
|
EG A/S ∙ Industrivej Syd 13C ∙ 7400 Herning |
Med venlig hilsen
Solveig Spangsberg
Administrationschef
Kirkeadministration.
Frederikssundsvej 274A 1. , 2700 Brønshøj
Telf 38271000 direkte 38271001 Mobil 40445313
Mail SS@Kirkea.dk